Apprenez à utiliser votre logiciel étape par étape. Pas de termes compliqués, pas de code — juste des instructions claires pour gérer votre hôtel, votre restaurant et votre caisse au quotidien.
Une fois votre inscription validée, notre équipe vous envoie un e-mail de bienvenue contenant l'adresse de votre logiciel et vos identifiants de connexion.
Un e-mail vous est envoyé avec l'adresse web et vos identifiants.
Ouvrez l'adresse dans votre navigateur, saisissez votre e-mail et votre mot de passe.
À la première connexion, choisissez un mot de passe personnel et secret.
Astuce : Ajoutez l'adresse à vos favoris sur votre navigateur pour la retrouver en un clic chaque matin.
Avant la première utilisation, prenez 15 minutes pour renseigner les informations de votre hôtel. Cela permet d'avoir des factures, des reçus et des e-mails personnalisés à votre nom.
Vous trouverez tout ceci dans le menu Paramètres → Mon hôtel. Vous pouvez modifier ces informations à tout moment.
C'est le cœur de votre hôtel. On commence par créer les types de chambres (Standard, Suite, Familiale…) puis on ajoute chaque chambre une par une.
Exemple : Chambre Standard, Suite Junior, Familiale. Chaque type a son tarif de base, son nombre de personnes et ses équipements.
Donnez un numéro à chaque chambre (101, 102, 201…) et associez-la à un type. Vous pourrez ajouter une photo et un étage.
Tarif standard, tarif weekend, tarifs saisonniers (haute/basse saison). Vous pouvez tout changer d'un clic.
Petit-déjeuner, blanchisserie, navette aéroport… Ces services sont proposés au moment du check-in.
Astuce : Faites-vous aider par notre équipe pour la première configuration. Une fois en place, vous n'aurez plus besoin d'y toucher pendant des mois.
Important : avant de pouvoir créer une réservation, encaisser un paiement ou faire un check-in, chaque réceptionniste ou caissier doit démarrer son service. Sans service actif, ces actions sont bloquées par le logiciel.
Le service (ou « shift ») c'est tout simplement votre journée de travail à la caisse. Le logiciel suit ce qui entre, ce qui sort, et qui était responsable. À la fin, on compte l'argent et on vérifie que tout correspond.
Le logiciel enregistre automatiquement toutes les entrées et sorties d'argent pendant que vous travaillez, classées par moyen de paiement :
Mobile Money inclut : Wave, Orange Money, MTN MoMo, Moov Money. À tout moment, vous voyez le total des ventes de votre service en temps réel.
Comptez tout l'argent liquide réellement présent dans le tiroir-caisse.
Cliquez sur Clôturer mon service et saisissez le montant compté.
Le logiciel compare au montant attendu et affiche un éventuel écart de caisse.
Montant attendu = fond de caisse de départ + total des ventes en espèces de la journée. L'écart est calculé automatiquement.
Une fois le service clôturé, un administrateur ou manager peut le vérifier : il valide les montants et confirme la fin de poste. Cette étape sert de double contrôle et permet de tracer qui a validé quoi.
Astuce : chaque employé a son propre service — ce qui permet, en cas d'écart, de savoir précisément quel poste et quel agent étaient concernés. Aucune confusion possible entre deux réceptionnistes qui se relaient.
Un client appelle pour réserver ? Quelques clics suffisent.
Prérequis : votre service doit être ouvert avant de pouvoir créer une réservation. Voir étape 4 — Démarrer son service.
Dans le menu Planning, vous voyez en un coup d'œil quelles chambres sont occupées, libres ou en attente d'arrivée. Chaque couleur a un sens :
Depuis la liste des réservations, ouvrez le menu d'actions à droite de chaque ligne. Voici tout ce que vous pouvez faire sans appeler le support :
Affiche toute la fiche : client, chambre, dates, paiements, options.
Confirme que le client est arrivé et entre en chambre.
Clôture la réservation à la date prévue (check-out standard).
Le client part avant la date prévue : recalcule le montant et propose un remboursement si nécessaire.
Étend la date de départ : calcule automatiquement le supplément à encaisser.
Ajoute un paiement partiel ou final, par espèces, carte ou mobile money.
Confirme que la monnaie due au client lui a bien été remise.
Ajoute ou retire des options de chambre (lit supplémentaire, petit-déjeuner, etc.).
Génère la facture en PDF, prête à être envoyée par e-mail ou imprimée.
Imprime un récapitulatif de la réservation ou un reçu sur imprimante thermique.
Applique automatiquement votre politique d'annulation (gratuite ou avec frais selon le délai). La chambre est libérée.
Export Excel filtré par période, statut, type ou chambre — utile pour la comptabilité.
Sécurité : les actions sensibles (annulation, départ anticipé, remboursement) demandent toujours une confirmation et sont tracées dans l'historique avec le nom de l'utilisateur qui les a effectuées.
Impression : Toutes les factures peuvent être imprimées sur une imprimante classique (A4) ou sur une imprimante de tickets thermique (POS) pour les reçus rapides.
Si vous avez activé le module Restaurant, vous avez une caisse complète pour prendre les commandes en salle, gérer les tables et envoyer les commandes en cuisine.
Lien avec les chambres : les consommations d'un client de l'hôtel peuvent être ajoutées directement à sa note. Il payera tout à la fin lors du check-out.
La caisse (POS) sert à encaisser rapidement les paiements et imprimer les reçus. Elle fonctionne avec une imprimante thermique pour délivrer des tickets en 2 secondes.
Choisissez le moyen : espèces, carte, mobile money, virement.
Le ticket s'imprime automatiquement à la fin de l'encaissement.
En fin de journée, comparez le fond de caisse aux ventes enregistrées.
Menu QR Code : vous pouvez générer un QR code à coller sur chaque table. Vos clients scannent et consultent votre carte depuis leur téléphone — pas besoin de menu papier.
Toute sortie d'argent doit être enregistrée dans Finances → Dépenses : achat de fournitures, salaires, factures d'eau, d'électricité, réparations, transport… C'est ce qui vous permet de connaître votre vraie rentabilité à la fin du mois.
Avant de saisir vos dépenses, créez vos catégories selon votre activité. Vous pouvez avoir des catégories principales et des sous-catégories pour affiner.
Linge, produits d'entretien, mini-bar…
Eau, électricité, internet, loyer.
Personnel fixe ou journalier.
Réparations, plomberie, climatiseurs…
Achats de matières premières, marché.
Publicité, impression, commissions OTA.
Les catégories ci-dessus sont des exemples — adaptez-les à votre établissement via le bouton Gérer les catégories.
Concerne l'hôtel dans son ensemble (eau, électricité, salaires).
Réparation ou achat spécifique à une chambre — utile pour mesurer la rentabilité par chambre.
Rapport des dépenses : exportez en un clic toutes les dépenses d'une période donnée (Excel), groupées par catégorie. Idéal pour la comptabilité ou un audit.
Le module Gestion des Stocks suit tout ce que vous achetez et tout ce que vous consommez : bouteilles au bar, ingrédients en cuisine, produits d'entretien, fournitures… Vous savez en temps réel ce qu'il vous reste, et vous êtes alerté avant la rupture.
Dans Stocks → Inventaire, cliquez sur Ajouter un article. Pour chaque article, vous renseignez :
Ex : Bière 33cl, Huile 5L, Savon liquide…
Boissons, Cuisine, Entretien, Linge…
Ce qu'il y a en stock au moment de la saisie.
La marge est calculée automatiquement.
Carton de 24, fût de 30L… avec nombre d'unités par conditionnement.
Pour pouvoir le contacter rapidement à la prochaine commande.
Quantité minimale en dessous de laquelle l'article est signalé en stock bas.
Pour planifier la prochaine commande.
Chaque variation de stock est tracée. Il existe deux types principaux :
Quand vous recevez une livraison du fournisseur. Vous saisissez la quantité, le coût total du lot et un numéro de lot. Le prix d'achat est recalculé automatiquement.
Quand vous retirez de la marchandise hors-vente : casse, perte, consommation interne, transfert. Saisissez la quantité et le motif de sortie.
Décrément automatique : chaque vente au bar ou au restaurant déduit automatiquement la quantité du stock. Vous n'avez rien à faire.
Quand un article passe sous son seuil d'alerte, il apparaît dans le widget Alertes de stock du tableau de bord. Vous savez immédiatement quoi recommander.
Astuce : faites un inventaire physique chaque fin de mois en comparant le stock réel au stock système. Les écarts révèlent les pertes ou les vols et permettent d'ajuster la valeur d'inventaire.
Dans le menu Rapports, choisissez la période (jour, semaine, mois ou intervalle personnalisé) et le logiciel calcule tout automatiquement. Vous n'avez pas besoin d'Excel.
C'est le rapport le plus utilisé. Sur la période choisie, il regroupe dans un seul tableau de bord centralisé : hébergement, restaurant, bar, services, espaces, gym et dépenses. C'est la vue d'ensemble de votre activité.
Pour une vue détaillée par activité sur une journée précise :
Arrivées, départs, taux d'occupation et encaissements du jour.
Toutes les commandes restaurant et bar du jour, séparées.
Prestations utilisées (blanchisserie, navette…) du jour.
Entrées, abonnements et activité de la salle de sport.
Liste et synthèse des réservations par période, type, statut.
Commandes, chiffre d'affaires, répartition par type d'article.
Réservations, couverts et taux d'occupation des tables.
Coût des pertes alimentaires regroupées par raison.
Locations de salles et revenus associés.
Utilisation et revenus par service sur la période.
Membres, abonnements actifs, entrées et durées.
Interventions par chambre, technicien et statut.
Toutes les dépenses, groupées par catégorie. Voir étape 9.
Ventes par caissier et ventilation par mode de paiement.
Entrées, sorties et variation nette par article. Voir étape 10.
Effectif actif, masse salariale et répartition par poste.
Chaque rapport peut être imprimé ou exporté (PDF ou Excel) en un clic.
Accès par rôle : les administrateurs et managers voient tous les rapports. Les réceptionnistes voient seulement le Rapport Global, sans les détails sensibles de marge ou de masse salariale.
Chaque employé a son propre compte. Cela vous permet de savoir qui a fait quoi et de limiter les accès selon le rôle.
Accès complet à tout le logiciel.
Peut faire les check-in/out et encaisser. Pas d'accès aux statistiques.
Accès uniquement à la prise de commande au restaurant.
Encaissements et clôture de caisse.
Tout sauf la configuration globale et la facturation Hotelia.
Reçoit les commandes envoyées par les serveurs.
Vous n'avez rien à faire : Hotelia sauvegarde automatiquement vos données tous les jours. En cas de souci, on peut tout restaurer.
Vous êtes bloqué ? Une question ? Notre équipe répond rapidement. L'installation, la formation et le support sont inclus dans tous nos plans.
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